Stell dir Anna ein.
Sie arbeitet ab heute für dich.
Anna macht die Akquise. Bernd das Backoffice. Lisa das Marketing. Wir richten dir die AI-Mitarbeiter auf der doneby.io-Plattform ein. Mensch im Loop, deutsche Server, DSGVO-konform. Du heuerst, sie arbeiten.
- Anna, Bernd oder Lisa, eingerichtet, eingearbeitet, im Live-Betrieb
- Mit deinen Tools verbunden (CRM, Mail, Buchhaltung)
- Mit deinem Wissen befüllt (FAQ, Pricing, Tonfall)
- doneby.io. Multi-Tenant, deutsche Server, DSGVO
- LLM-Anbieter frei wählbar (Anthropic EU, Azure-OpenAI, Ollama)
- Mensch im Loop bei jeder Außenwirkung, du gibst frei
- Kosten-Aufstellung pro Mitarbeiter, keine versteckten Kosten
- Aktivitäten-Protokoll für die Steuerprüfung, jede Aktion nachvollziehbar
- Laufende Betreuung im SSV, wir justieren, du arbeitest
Drei Säulen. Mitarbeiter, Plattform, Service.
AI-Mitarbeiter sind nicht nur ein Software-Tool. Sie sind Mitarbeiter mit Charakter, gestützt von einer Plattform mit Substanz, betreut mit der Hand die du brauchst.
Mitarbeiter mit Charakter
Anna für Akquise, Bernd für Backoffice, Lisa für Marketing, jeder Mitarbeiter mit eigenem Auftrag, eigenen Werkzeugen, eigener Tonalität. Du heuerst sie wie echte Mitarbeiter. Onboarding, klare Rollenbeschreibung, Probezeit. Nur ohne Stellenanzeige, Bewerbungsgespräche und Kündigungsfrist.
Plattform mit Substanz
doneby.io ist die Plattform dahinter. Mandanten-Plattform ab Tag 1, deutsche Server, DSGVO-konform, KI-Anbieter frei wählbar (europäisch oder selbst gehostet). Kosten-Aufstellung pro Mitarbeiter, Aktivitäten-Protokoll für die Steuerprüfung, Andock-Bibliothek nach offenem Standard. Dein Daten-Bestand bleibt deiner.
Service mit Hand
Wir machen das Aufsetzen, das Anlernen mit deinen Tools, das Justieren wenn was nicht passt. Dauerhafte Betreuung im SSV. Mitarbeiter werden besser, neue Anwendungs-Fälle kommen dazu, Konnektoren werden ergänzt. Du arbeitest mit Mitarbeitern, nicht mit Software.
Vier Fragen, ehrliche Antworten.
Vier Fragen, die jeder Geschäftsführer stellt, bevor er einen AI-Mitarbeiter ernsthaft in Betracht zieht. Ehrliche Antworten ohne KI-Bullshit-Bingo.
Was machen die konkret, und wann lohnt sich das überhaupt?
AI-Mitarbeiter lohnen sich überall wo Aufgaben mit klarer Routine, klaren Eingaben und überschaubaren Entscheidungs-Räumen stattfinden. Anna recherchiert Leads, prüft sie gegen deine Zielgruppen-Definition, schreibt personalisierte Erstkontakt-Mails, du gibst frei, sie schickt raus. Bernd sortiert Eingangsrechnungen, schlägt Buchungs-Konten vor, fasst offene Forderungen zur Mahnung zusammen. Lisa schreibt Social-Posts und Newsletter-Drafts in deiner Tonalität. Sinnvoll wenn du den Aufwand für diese Arbeiten heute trägst, als GF selbst, mit teurer Aushilfe oder gar nicht (weil keine Zeit). Nicht sinnvoll für hochkomplexe Einzelfall-Entscheidungen oder Themen wo du noch keine klaren Prozesse hast.
Was kostet mich das auf 3 Jahre, und wer kümmert sich?
Drei Modelle, drei Cost-Profile. (1) Du buchst nur die Plattform-Lizenz und richtest selbst ein, günstig, aber du brauchst jemanden im Team der das technisch betreut (typisch ein bis zwei Tage Einrichtungs-Aufwand pro Mitarbeiter, plus laufende Justierung). (2) Software-Service-Vertrag bei uns, wir richten ein, lernen mit deinen Tools an, betreuen laufend, justieren wenn was nicht passt. Monatliche Pauschale je nach Mitarbeiter-Anzahl und Komplexität, alles inklusive. (3) Komplette Auslagerung, du sagst was du brauchst, wir bauen Mitarbeiter inkl. maßgeschneiderte Konnektoren und übergeben fertig. Einmalige Einrichtung plus laufende Lizenz. Empfehlung für 80% der Mittelständler: Modell (2), planbar, alles aus einer Hand, du musst keine eigene KI-Kompetenz aufbauen. Konkrete Zahlen klären wir im Erstgespräch, abhängig von deinem Setup.
Was muss ich als Geschäftsführer beitragen?
Drei Sachen, alle ehrlich. (1) Onboarding-Termine, vier bis sechs Stunden verteilt auf zwei Wochen, damit wir dein Geschäft, deinen Tonfall und deine Tools verstehen. (2) Wissen freigeben. Mitarbeiter-Handbuch, Pricing-Listen, FAQ, Tonfall-Richtlinien als Text-Drafts. Wir helfen beim Strukturieren, du gibst die Wahrheit. (3) Freigaben während des Live-Betriebs, typisch fünf bis fünfzehn Minuten täglich für Mail-Freigaben, Buchungs-Bestätigungen, Termin-Vorschläge. Nicht null Aufwand. Aber im Vergleich zu einem menschlichen Mitarbeiter (Bewerbungs-Gespräche, Einarbeitung, Urlaubsvertretung, Kündigung) deutlich weniger.
Was wenn ihr weg seid, bin ich dann eingesperrt?
Nein. Drei strukturelle Schutz-Mechanismen. (1) Daten-Hoheit: alle Konversationen, Leads, Wissens-Datenbank-Inhalte und Aktivitäten-Protokolle sind als Export jederzeit abrufbar (Tabelle oder Daten-Datei). (2) Plattform-Hoheit: doneby.io ist quelloffen im Kern, die Mitarbeiter-Vorlagen sind frei verfügbare Muster, du kannst sie zu einem anderen Anbieter mitnehmen oder selbst hosten. (3) Konfigurations-Hoheit: deine Mitarbeiter-Konfiguration (Mitarbeiter-Anweisungen, Werkzeug-Anbindungen, Freigabe-Grenzen) liegt als Backup-Datei vor, beim Wechsel zu einem Hoster oder zum Eigenbetrieb fertig importierbar. Keine Plattform-Bindung, keine Plattform-Bindungs-Verträge, keine versteckten Daten-Geiseln.
AI-Mitarbeiter vs Workflow-Tools.
Acht Dimensionen, die in der Tool-Wahl zählen. Ehrlich gegenübergestellt, n8n/Make/Zapier sind für Standard-Workflows oft die richtige Wahl, die Tabelle zeigt wo AI-Mitarbeiter strukturell anders sind.
Skalierbar, was später dazukommen kann.
Start mit einem Mitarbeiter, später ganzes Team. Eigene Konnektoren, weitere Apps, Andock-Module. Acht Erweiterungen, die später dazukommen können, ohne Plattform-Wechsel.
Permanente Begleitung gemeinsam
Mitarbeiter werden besser. Im SSV nehmen wir laufend Justierungen vor, bauen neue Konnektoren ein, ergänzen Wissen, gemeinsame, dauerhafte Betreuung statt One-Shot.
Weitere Mitarbeiter modular dazu
Start mit Anna, später Bernd dazu, dann Lisa. Oder spezialisierte maßgeschneiderte Mitarbeiter. Sven für Vertrieb, Inga für IT-Support, Klara für HR. Templates oder maßgeschneidert.
Eigene Konnektoren als Modul
Dein internes CRM/ERP/PIM hat eine API? Wir binden es als eigenes Werkzeug an. Mitarbeiter kann es nutzen wie HubSpot oder DATEV. Anbindung typisch ein bis zwei Tage.
maßgeschneiderte Mitarbeiter mit Branchen-Wissen
Standard-Templates (Anna/Bernd/Lisa) reichen nicht? Wir bauen Mitarbeiter mit Branchen-spezifischen Prompts, Wissens-Datenbanken und Freigabe-Wege, auf doneby-Basis.
Andock-Modul-Ökosystem
Drittanbieter-Andock-Module nach offenem Standard (DATEV, M365, HubSpot, lexware, sevDesk) lassen sich verbinden. Mitarbeiter sehen die Tools automatisch im Werkzeug-Katalog.
Eigene Apps innerhalb der Plattform
Projektmanagement, Belege-Verwaltung, Wissens-Hub, perspektivisch als eigene Modul-Apps in doneby. Mitarbeiter steuern die Apps, du sparst dir separates Tool-Lizenzgebühren.
Mehrere Standorte oder Tochter-Firmen
Mandanten-Plattform ab Tag 1. Hauptfirma plus Tochter-Marken alle mit eigenen Mitarbeitern, eigener Wissens-Base, eigenem Branding. Cross-Reporting zentral.
Team-Modus mit Übergaben
Anna gibt Lead an Bernd weiter (für Bonitätsprüfung), Bernd gibt Bestätigung an Lisa (für Onboarding-Mailing). Mitarbeiter arbeiten zusammen wie ein echtes Team.
Plus individuelle Wünsche.
Branchen-spezifischer maßgeschneiderte Mitarbeiter (z.B. "Sven für Vertrieb im Maschinenbau"), eigene KPI-Dashboards, Anbindung an dein internes ERP oder PIM, White-Label für deine Mandanten. Wir bauen, was dein Geschäft braucht, klären wir im Erstgespräch.
Wann AI-Mitarbeiter konkret lohnen.
AI-Mitarbeiter rechnen sich nicht überall. Es gibt sechs typische Situationen, in denen sie den klarsten Hebel liefern.
Wachstum bremst weil zu viel hängenbleibt
Akquise läuft nicht weil keiner Zeit hat zu recherchieren. Backoffice frisst Stunden für Belege-Sortieren. Marketing kommt nicht raus weil Posts zu schreiben dauert. Du brauchst eigentlich zwei Mitarbeiter, kannst aber keinen einstellen, die rechnen sich erst bei viel mehr Volumen. AI-Mitarbeiter füllen genau die Lücke: bezahlbar als Spezialist, einsetzbar ab Tag 14.
Bisherige Lösungen sind teuer und zerbrechlich
Mehrere Workflow-Tools parallel, monatlich Lizenz-Stapel der wächst, jeder Workflow stirbt wenn ein Anbieter API-Updates macht. AI-Mitarbeiter konsolidieren die Aufgaben in eine Plattform, flexibel weil sie auf Sprache und Kontext reagieren statt auf starre If-Then-Regeln.
Du willst keine eigene KI-Kompetenz aufbauen
Du weißt dass KI relevant ist, willst aber nicht selbst zum KI-Spezialisten werden. Dein Team auch nicht. Du willst Ergebnisse, nicht KI-Modell-Auswahl, Anweisungs-Feinschliff, Verbrauchs-Optimierung. SSV mit uns löst genau das: du sagst was du brauchst, wir kümmern uns um den Rest.
DSGVO + Daten-Hoheit ist dir wichtig
US-SaaS-Tools sind keine Option weil deine Mandanten/Kunden sensible Daten haben (Steuerberater, Anwälte, Mediziner, Maschinenbauer mit Konstruktions-Know-how). doneby steht in Deutschland, AVV liegt vor, LLM-Anbieter-Wahl beim Kunden. DSGVO-Vorgaben werden erfüllt, nicht umschifft.
Du willst Skalierung ohne fixe Kostensprung
Klassischer Mitarbeiter: 4.500 EUR/Mt + Lohnnebenkosten + Urlaub + Kündigungsschutz, wenn er sich nicht rechnet, ist die Aufstellung problematisch. AI-Mitarbeiter: 199-999 EUR/Mt, monatlich kündbar, skaliert mit Nutzung. Risiko-Profil komplett anders.
Du willst ein zweites Standbein für deinen Mandanten
Du bist Beratung/Agentur/Steuerberater, willst deinen Mandanten Mehrwert über die Standard-Leistung hinaus bieten. AI-Mitarbeiter setzen wir gemeinsam für deine Mandanten auf, du verkaufst sie als deinen Service mit Marge. White-Label-Optionen verfügbar.
Solo, Duo oder ganzes Team.
Drei Pakete, klare Anker. Start klein und upgraden später, oder direkt komplett. Genaue Klärung im Erstgespräch, wir schauen was bei dir passt.
Anna ODER Bernd ODER Lisa
Du startest mit einem Mitarbeiter, typisch Anna für Akquise oder Bernd für Backoffice, je nach was bei dir am meisten brennt. Vier bis sechs Wochen Onboarding, dann live. Nach acht Wochen Review, wenn es liefert, kommt Mitarbeiter zwei dazu.
- Ein Mitarbeiter komplett aufgesetzt + angelernt
- Ein bis zwei Tools angebunden (CRM, Mail oder Buchhaltung)
- Wissens-Datenbank mit deinem Unternehmens-Wissen befüllt
- Freigabe-Wege definiert
- Acht-Wochen-Review eingeplant, entscheidung weiteres Team
Anna + Bernd, Anna + Lisa, Bernd + Lisa
Zwei Mitarbeiter parallel, passt wenn ein Mitarbeiter dem anderen zuarbeitet (z.B. Anna captured Lead, Bernd prüft Bonität) oder wenn beide unabhängige Aufgaben haben (Anna Akquise, Lisa Marketing-Posts). Gemeinsame Plattform, gemeinsame Knowledge-Base, eigene Tool-Bindings.
- Zwei Mitarbeiter aufgesetzt, eingearbeitet, übergaben definiert
- Drei bis vier Tool-Anbindungen
- Cross-Mitarbeiter-Reporting (gemeinsame Aktivitäten-Übersicht)
- Eskalations-Wege zwischen Mitarbeitern
- Quartalsweise Optimierungs-Review
Anna + Bernd + Lisa + Eddi (interner Assistent)
Komplett-Setup: alle drei Standard-Mitarbeiter plus Eddi als interner Backoffice-Assistent für dich (SEO-Audits, Reports, Recherchen). Tiefe Tool-Integration, Wissens-Basis branchen-spezifisch, maßgeschneiderte Konnektoren bei Bedarf. Für Mittelständler die KI als strukturellen Hebel nutzen wollen.
- Vier Mitarbeiter (drei kunden-orientiert + ein interner Assistent)
- Alle relevanten Tools angebunden (CRM, Buchhaltung, Calendar, Marketing)
- Branchen-spezifische Wissens-Datenbank
- maßgeschneiderte Konnektoren falls eigene Systeme da sind
- Monatliches Optimierungs-Review im SSV
Vier Schritte, ein Mitarbeiter.
Vom Erstgespräch bis Live-Betrieb, strukturiert, mit klaren Freigabe-Punkten. Du bestätigst jeden Schritt bevor wir weitergehen.
Erstgespräch
30 Minuten, wir schauen wo bei dir am meisten Zeit liegen bleibt und welcher Mitarbeiter sich rechnen würde.
Onboarding & Setup
Ein bis vier Wochen. Plattform aufsetzen, Tools verbinden, Wissens-Basis befüllen, Freigabe-Wege definieren. Du gibst frei, wir bauen weiter.
Probebetrieb
Zwei Wochen Soft-Launch. Mitarbeiter läuft mit reduziertem Volumen, wir justieren basierend auf deinen Beobachtungen.
Live + Betreuung
Volle Inbetriebnahme. Im SSV laufende Optimierung, neue Konnektoren, weitere Mitarbeiter dazu wenn der erste sich bewährt.
Warum lohnt sich AI-Mitarbeiter bei uns?
- doneby.io als Plattform, quelloffen im Kern, deutsche Server, Mandanten-Plattform ab Tag 1
- Mensch-im-Loop als Standard-Vorgehen, bei jeder Außenwirkung musst du freigeben
- Mandanten-spezifische Wissens-Datenbank. Anti-Halluzinations-Pattern eingebaut
- offener Standard für Konnektoren, keine Plattform-gebunden Plugin-Bibliothek
- LLM-Provider frei wählbar. Anthropic EU, Azure-OpenAI EU, Self-Hosted Ollama
- Aktivitäten-Protokoll für die Steuerprüfung, jede Aktion nachvollziehbar, jede Datenmutation erfasst
- Kosten-Aufstellung pro Mitarbeiter, du siehst genau was Anna im Monat kostet
- Tages-Budget-Grenze als Schutz. Anna kann nicht über Nacht Geld verbrennen
- Wir nutzen doneby selbst. Anna ist auf thconsulting.dev live
- Tool-Erweiterungen als Module, du buchst nur was du brauchst (SEO-Audit, Analytics, maßgeschneiderte Anbindungen)
- Einarbeitung in 1-4 Wochen je nach Komplexität, kein Halbes-Jahr-Projekt
- Software-Service-Vertrag (SSV) als Betreuungs-Modell, wir kümmern uns laufend
- frei verfügbare Mitarbeiter-Vorlagen (Anna/Bernd/Lisa), keine Geheim-Rezeptur-Bindung
- Multi-Tenant-Architektur. Hauptfirma plus Tochter-Marken auf einer Plattform
- Mitarbeiter können sich gegenseitig Aufgaben übergeben (Handoff-Pattern)
- Plattform und Service aus einer Hand, kein Bruch zwischen Tech und Betreuung
AI-Mitarbeiter sind selten allein unterwegs.
Eine AI-native Webanwendung als Steuer-UI, Andock-Module für eigene Konnektoren, ein laufender Lifecycle damit Mitarbeiter besser werden, drei Angebote die typisch zusammen gebucht werden.
Webanwendung
Eigene UI auf doneby-Basis, maßgeschneiderte Abläufe, eigene Freigabe-Pfade, Branchen-spezifische Dashboards.
MCP & AI
maßgeschneiderte Konnektoren via Model-Context-Protocol, eigene Systeme (CRM, ERP, PIM) als Werkzeug für Mitarbeiter verfügbar.
Page-Lifecycle
Mitarbeiter werden besser. Quartalsweise Optimierungs-Sparring, laufende Konnektoren-Updates, neue Anwendungs-Fälle gemeinsam erschließen.
doneby.io haben wir selbst gebaut.
Multi-Tenant-AI-Mitarbeiter-Plattform auf Bun + Hono + Drizzle + Postgres. Wir nutzen doneby selbst. Anna ist auf thconsulting.dev als Akquise-Mitarbeiterin live. Quelloffen im Kern. Mitarbeiter-Vorlagen und Muster sind frei verfügbar, das Hosting der Plattform kommt von uns.
doneby.io ansehenHäufige Fragen.
Was unterscheidet AI-Mitarbeiter von einem normalen Chatbot?
Wie lange dauert die Einarbeitung?
Was kostet das?
Wer haftet wenn der Mitarbeiter Mist macht?
Was, wenn ich kündige? Bin ich dann eingesperrt?
Ist das DSGVO-konform?
Welche Tools können angebunden werden?
Was wenn der Mitarbeiter halluziniert?
Wie skaliert das mit der Zeit?
Was muss ich als Geschäftsführer beitragen?
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